De nombreuses entreprises font appel à des agences de communication événementielle pour réaliser l’organisation de leur événement. Que ce soit pour un séminaire, un séjour incentive ou des soirées diverses, l’agence ou l’entreprise peut être amenée à manquer de ressources en interne pour réaliser ses projets. C’est à ce moment-là qu’en tant que chef de projet événementiel freelance, je viens en renfort.

Grâce au brief client (description du projet), ses objectifs, sa cible et son budget, je suis en mesure de vous proposer un concept d’événement, être force de proposition afin de créer un cahier des charges répondant à vos besoins. L’objectif est de scénariser votre projet en respectant votre image et vos valeurs.

La phase de définition du projet est une étape importante avant la réalisation. Elle structure, organise et planifie le projet. Sa finalité est de respecter l’ensemble des contraintes du client et répondre de façon optimale à ses objectifs. L’élaboration du rétro-planning va permettre au client de se projeter sur le déroulement de l’organisation de la manifestation. Il sera également utile lors du suivi des moyens matériels, humains et financier aux différentes étapes de l’avancée du projet. Ce projet est ensuite présenté au client, généralement par l’intermédiaire d’un power point et d’un pitch où l’argumentation et l’aisance relationnelle sont indispensables pour conclure le contrat.

Sur internet, de nombreuses plateformes proposent de vous mettre en relation avec des prestataires. Néanmoins, il est difficile de choisir entre plusieurs prestataires, savoir lequel sera le meilleur, le plus adapté à votre événement et si le travail est de qualité ou non.

Toujours à l’affût des dernières tendances ou des nouveaux prestataires, mon créneau pour une meilleure connaissance des destinations françaises et internationales, des prestataires hôteliers, prestataires de transport, je participe régulièrement au éductour, workshops et salons professionnels. 

Le chef de projet événementiel freelance possède un carnet d’adresses large, atypique et de qualité que ce soit pour des lieux, un traiteur, une animation ou la régie technique. Afin d’obtenir le devis le plus précis possible, je réalise un RFP ; Request For Proposal, un cahier des charges adapté à une diffusion pour les prestataires.

Etape indispensable pour ne pas faire face à des déconvenues financières, il s’agit d’un tableau financier regroupant l’ensemble de dépenses.

En fonction des devis des différents prestataires, des achats et fournitures puis du budget global de l’événement, vous pourrez planifier vos besoins en trésorerie et revoir vos objectifs à la hausse ou à la baisse.

L’étape de conception du projet est l’une des étapes les plus cruciales. Lorsque le client accepte et valide le projet en devenir, d’autres missions peuvent être confiées au chef de projet événementiel freelance :

Production : repérage des lieux avec le client, validation des devis, suivi du rétro planning, des moyens matériels, humains et financier et pilotage global du projet.

Tour leader : lors d’un voyage, en France ou à l’étranger, je peux m’occuper de la gestion du voyage sur place afin de faire découvrir des endroits uniques tout en mettant ma bienveillance à disposition du groupe.

Régisseur : le jour J de l’événement, il est nécessaire de s’assurer du bon déroulement et de la bonne coordination des différents prestataires, savoir gérer les imprévus pour assurer au client plus de sérénité.